Boîte email et agenda

Vos comptes email et agenda vous appartiennent : vous les ajoutez une fois dans Profil > Comptes connectés, puis vous choisissez dans chaque espace la boîte qui envoie et les agendas lus (Intégrations > Vos comptes).

Une boîte email sert à deux choses :

• envoyer les emails des tâches et des campagnes de prospection, à votre nom ;
• lire les réponses à ces emails : elles ouvrent une tâche, sont classées par l'IA dans une campagne et arrêtent les relances.

Une boîte qui envoie sans lire ses réponses fonctionne, mais une réponse reste invisible dans ERHA : les relances continuent alors que le prospect a répondu.

Quel mode choisir

Le compte Google sert à l'agenda et aux notes de réunion : Google ne permet pas à ERHA de lire Gmail sans un audit annuel, donc les réponses passent par IMAP.

Google Workspace et Gmail

1. Validation en deux étapes. Activez-la sur le compte Google qui envoie (myaccount.google.com > Sécurité). Sans elle, Google ne crée pas de mot de passe d'application.
2. Mot de passe d'application. Sur myaccount.google.com/apppasswords, créez un mot de passe nommé « ERHA » et copiez les 16 caractères.
3. Ajouter la boîte. Dans Profil > Comptes connectés, « Autre boîte email », fournisseur « Gmail / Google Workspace » :
   • Adresse : l'adresse qui envoie.
   • Mot de passe : le mot de passe d'application.
   • Compte Google qui se connecte : laissez vide si c'est l'adresse elle-même.
4. Adresse d'un autre domaine ou alias. Si vous écrivez depuis prenom@produit.fr avec le compte prenom@societe.fr, l'adresse doit apparaître dans Gmail > Paramètres > Comptes > « Envoyer des e-mails en tant que ». Indiquez prenom@societe.fr dans « Compte Google qui se connecte ».
5. IMAP. Il est actif par défaut. Si ERHA ne peut pas s'y connecter, l'admin Google Workspace l'a coupé : Admin > Applications > Google Workspace > Gmail > Accès des utilisateurs finaux.

ERHA se connecte à l'envoi et à la lecture avant d'enregistrer : une boîte gardée est une boîte qui fonctionne.

Limites de Google : 2 000 emails par jour et 3 000 destinataires externes par jour et par compte, alias compris.

Microsoft 365 et Outlook

Cliquez Microsoft 365 dans « Ajouter un compte » et cochez « Envoyer des emails » et « Lire les réponses ». La connexion passe par Microsoft, sans mot de passe à saisir.

Microsoft ne permet plus de lire une boîte par mot de passe (IMAP), et coupe par défaut l'envoi SMTP par mot de passe fin décembre 2026 : une boîte Microsoft en SMTP n'est pas recommandée.

OVH, IONOS, Infomaniak et autres

Choisissez le fournisseur dans « Autre boîte email », puis saisissez l'adresse et le mot de passe de la boîte (ceux du webmail). Les serveurs sont remplis pour OVH, IONOS et Infomaniak. Pour un autre hébergeur, demandez-lui les serveurs SMTP et IMAP et leurs ports.

Ne pas arriver en spam

Un serveur qui reçoit votre email vérifie que votre domaine l'autorise. Trois entrées DNS le disent :

• SPF : la liste des serveurs qui envoient pour le domaine. Il doit nommer votre fournisseur (include:_spf.google.com pour Google, include:spf.protection.outlook.com pour Microsoft, include:mx.ovh.com pour OVH). Une seule entrée SPF par domaine.
• DKIM : une signature posée par votre fournisseur. Chez Google : Admin > Applications > Google Workspace > Gmail > Authentifier les e-mails, choisissez le domaine, générez la clé, publiez l'entrée TXT google._domainkey dans votre DNS, puis « Commencer l'authentification ». Chez Microsoft : deux entrées CNAME selector1 et selector2, données par le centre d'administration.
• DMARC : ce que le serveur fait d'un email qui échoue. Commencez par une entrée TXT _dmarc : v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@votre-domaine.fr, puis passez à p=quarantine quand les rapports sont propres.

Dans Profil > Comptes connectés, Vérifier l'envoi sur une boîte lit ces entrées, dit ce qui manque et envoie un email de test :

• M'envoyer un test : ouvrez l'email, menu ⋮ > Afficher l'original. SPF, DKIM et DMARC doivent indiquer PASS, et « signé par » doit nommer votre domaine.
• Score mail-tester.com : ouvrez mail-tester.com, collez l'adresse donnée dans ERHA, puis lisez le score sur leur page. Visez 9/10 ou plus.

Ce qui envoie aussi en Promotions ou en spam, même avec un domaine en règle :

• une signature lourde (logo en image, plusieurs liens, mise en page) : préférez le nom, la fonction, le téléphone et un lien ;
• le suivi des ouvertures (pixel et liens réécrits) : coupez « Suivi des emails » dans les Paramètres de l'espace au démarrage d'une prospection ;
• un volume qui monte trop vite : ERHA s'en charge, voir plus bas.

Plafond d'envoi et montée progressive

Chaque boîte d'envoi a un plafond d'emails de prospection par jour, 50 par défaut. Premiers emails et relances comptent ensemble. Au-delà, les envois passent au créneau du lendemain, rien n'est perdu.

Une boîte nouvelle en prospection monte progressivement : 10 emails par jour la première semaine, puis 10 de plus chaque semaine jusqu'au plafond. Les serveurs de réception se méfient d'une adresse qui envoie beaucoup du jour au lendemain.

Le plafond et la montée progressive se règlent dans Profil > Comptes connectés, Vérifier l'envoi sur la boîte, ou dans la fiche d'une campagne. Coupez la montée progressive pour une boîte qui envoie déjà beaucoup.

Le nombre de prospects que les agents cherchent chaque jour est un autre réglage : Paramètres > Prospection (30 par défaut). Il borne la dépense IA, pas les envois.

Tester un email de campagne

Dans la fiche d'une campagne, Tester un email envoie un vrai email de la campagne, depuis sa boîte et avec sa signature, à une adresse lue par ERHA. Le rapport arrive en moins d'une minute, noté sur 10, comme mail-tester.com :

• Authentification : SPF, DKIM (et le domaine qui signe), alignement DMARC, politique DMARC, adresse d'enveloppe.
• Contenu : objet, version texte, images, liens, suivi des ouvertures, mots repérés par les filtres, longueur, phrase pour dire non, poids.
• Réputation : les domaines de l'adresse et des liens sur la liste noire de Spamhaus.

Chaque point à revoir dit quoi corriger. Il faut 7/10 ou plus, depuis moins de 30 jours, pour passer une campagne en envoi automatique.

Agenda

Un lien ICS se trouve :

• Google Agenda : roue crantée > Paramètres > votre agenda > Intégrer l'agenda > « Adresse secrète au format iCal ».
• Outlook : roue crantée > Calendrier > Calendriers partagés > Publier un calendrier, avec « Peut afficher tous les détails », puis le lien ICS.
• iCloud : icône de partage à côté de l'agenda > « Calendrier public », puis le lien (webcal://).

Le lien est gardé chiffré dans ERHA, mais il donne accès à votre agenda : traitez-le comme un mot de passe.